商務電子郵件裏的各種固定用語
電子郵件是辦公室日常工作中不可缺少的一部分，我們每天都會發郵件，而且會發好幾封甚至更多。但你真的會正確地寫郵件嗎？從格式、結構，到語氣、表達，其實有很多需要調整和改進的地方。這一期咱們就來系統地學習一下英文電子郵件的寫法，對改進中文郵件的寫作也同樣有效哦！
1. I am writing to
商務電子郵件其實就像一個漢堡包，它由3個部分構成：導語（Introduction）+正文（Body）+結束語（Closing）。
I am writing to通常出現在郵件正文的第一句，它是用來說明郵件目的最簡潔的方式，畢竟，在商務電子郵件中，簡潔明瞭是最好的美德。
當你想請求別人幫助時，你可以這麼說：
I am writing to request a favor / I am writing to ask for advice.
來看個例子：
Hi Harry,
I am writing to ask for advice, could you give me your opinion on whether we should proceed with the project we discussed yesterday？
Regards,
Tom
（你好，哈里！我想尋求你的建議，關於昨天我們討論的項目，你覺得還有繼續進行的必要麼？祝好！湯姆）
2. Greeting from Beijing
商務電子郵件、公司同事之間發送的電子郵件，開頭部分要開門見山，直奔主題。不過，爲了使郵件看起來友好一點，我們也會用問候語開頭，比如：
Greeting from Beijing. （我在北京問候您）
Hello from Colors City. （來自色彩城市的問候）
I trust you are doing well. （我相信你最近過得很好）
I hope things are going well with you. （我希望您事事順利）
來看例子，
Dear Jack，
How is everything these day? I just transferred to Beijing branch as a marketing manager, thanks for helping me in the past year.
Sincerely,
Wilson
（親愛的傑克，你最近過得怎麼樣？我剛調到北京做營銷經理，感謝你過去一年對我的幫助，威爾遜敬上）
3. Best regard
商務電子郵件的結尾會使用敬語，雖然它沒有什麼特殊的含義，但在郵件末尾部分卻是必不可少的，就像我們平常說的“謝謝了”、“您辛苦了”等來結束郵件一樣。
如果關係比較親密，可以用：Regards/Best Regards/Warm Regards。
如果想顯得親切一點，可以用：Sincerely/Sincerely yours/With best regards。
比較正式的結尾，可以用：Yours truly/Respectfully。
來看個例子，
Dear Roy,
I am writing to tell you a little bit about my company and the work we do. Our company is one of the most famous health food distributors in Canada.
Best regard,
Lee
（親愛的羅伊，我想跟你介紹一下我們公司和我們所做的事情。我司是加拿大最知名的健康食品經銷商之一，祝好，李。）
4. Appreciate
感謝是我們商務郵件中經常要做的事情。
這種情況下我們可以用Thanks for，比如：
Thanks for helping me with the project.
（感謝您在這個項目上給我的幫助）
同時，我們更可以使用appreciate，這個詞聽起來更加尊重人，比如：
I appreciate the welcome you gave our president last week.
（感謝上週您對我們董事長的款待。）
來看個例句，
Hello Steve,
I was wondering if you could do me a favor. Could you send me the name and telephone number of your contact at Wilson Technologies?
Your cooperation would be greatly appreciated.
Sincerely,
Jack
（史蒂夫，你可以幫我一個忙麼，你能把你在威爾遜技術公司的熟人的姓名、電話號碼給我麼？我將萬分感謝你的合作。傑克敬上。）
5. Wound it be possible to
工作嘛，簡單說就是互幫互助。
在商務電子郵件中，當我們想簡單請別人做一件事，可以用Could，比如：
Could I get an extension on the schedule?
（我可以延後一下日程麼？）
但要是請求對方給予許可或協助時，就要用Would it be possible to了（或者簡單一點直接用If possible），比如：
Would it be possible for me to get more information?
（我可以得到更多信息麼？）
來看個例子，
Dear Cook,
I am sorry about the short notice, but because of an emergency meeting I need to attend, our appointment has to be changed，would it be possible to reschedule it to this Friday?
Best regards,
Steve
（庫克，我很抱歉因爲一個緊急會議我們的會面時間需要改變，調成這週五可以麼？祝好，史蒂夫）
6. Deserve this promotion
當合作夥伴晉升，深諳商業胡吹之道的我們當然要第一時間發郵件祝賀了。
一般來說，這樣的郵件儘量使用正式的語氣，傳遞發自內心的真情實感，郵件內容也不宜過長。常用的祝賀語有：
You definitely deserved this promotion.
（這次晉升機會是你應得的。）
I can’t think of a better person for this job.
（沒有人比你更適合那個職位。）
Congratulations on your new position as a senior researcher.
（祝賀你晉升爲高級研究員。）
來看個例子，
Dear Stephen,
Congratulations on your new position as general manager of the Asian Region. With your vast experience in Asia, I can’t think of a better person to head the region.
Warmest regards,
John
（史蒂芬，祝賀你晉升爲亞洲區域總監，以您在亞洲地區的豐富經驗，我認爲沒有人比你更適合這個崗位。祝好，約翰。）
7. Continued support
當你職務晉升時，你就要知道，這是因爲肯幫你的人很多，這時你就要發郵件感謝合作伙伴的【持續幫助】了——continued support。你可以這麼說：
As always, thank you for your continued support.
（我一如既往地感謝你對我的支持。）
當然，你也可以繼續請求他人接着支持你，比如：
I look forward to your continued support and patronage.
（我希望您能繼續支持我。）
來看個例子，
Dear Jackson,
I will be transferred to the Chicago branch as sales manager, Tom will be taking over me and he will be in touch with you soon. Your continued support will be greatly appreciated.
Best regards,
Jack
（親愛的傑克遜，我將被調到芝加哥分部做銷售經理了，湯姆會接替我的工作，他會盡快聯繫你。感謝你對我的持續支持。祝好，傑克。）
8. Apologize for
如果我們工作上有了失誤，或者回復對方郵件不夠及時，正確的做法就是及時道歉，儘量解釋清楚原因，使得對方能夠接受。你可以說：
I am sorry I could not respond sooner， you won’t believe how busy I’ve been.
（很抱歉沒有及時回覆，你不會相信我一直多麼忙。）
你也可以這麼說：
I apologize for my behavior yesterday, there is no excuse for such an error.
（我爲我昨天的行爲道歉，對於這種錯誤沒有任何藉口。）
來看個例子，
Dear Jonathan,
Your disappointment with delayed delivery is completely understandable. We are sorry about the unexpected inconvenience to your company.
Sincerely,
Jack
（親愛的喬納森，您對發貨延誤的失望心情完全可以理解，我們很抱歉給貴公司增添了意外不便。）
9. Be given your e-mail address by
在商務活動中，很多新朋友都是老朋友介紹認識的。
當我們從朋友那裏拿到意向人的聯繫方式時，在郵件開頭要提及一下，這樣顯得有禮貌，也可以拉一下交情。你可以這麼說：
I was given your e-mail address by Mr. Johnson.
（我從約翰遜先生那裏獲得你的郵箱地址。）
或者簡單一點說：
I was referred to you by Mr. Johnson.
我們來看個例子，
Dear David,
My name is Smith and I am in charge of marketing at XYZ Co. I was given your e-mail address by a common acquaintance of ours, Mr. Johnson.
Best regards,
Smith
（大衛，我是史密斯，XYZ公司的市場總監，我們共同的好友約翰遜先生向我引薦了你。祝好，史密斯。）
10. ASAP/RSVP/FYI
在商務電子郵件中，有一些縮寫我們是必須要知道的，因爲它們是高頻詞彙，不知道它們會影響我們正常的溝通。比如：ASAP/RSVP/FYI。
ASAP是as soon as possible的縮寫，意思是“儘快”；
RSVP是法語的縮寫詞，意思是“敬請回復”；
而FYI是for your information的縮寫詞，意思是“供您參考”。
不過在商務電子郵件中，我們最好慎用縮寫詞，因爲許多新造詞還沒有得到普及使用。
我們來看個例子，
Hello Jack,
I will arrive Beijing tomorrow morning, please book a hotel room for me ASAP.
Thanks!
Steve
（傑克，我明天早上到北京，請儘快幫我預定酒店房間，感謝，史蒂夫。）
dule permits
在商務活動中，我們時常要邀請他人蔘加一些聚餐和活動，聯絡聯絡感情。
比如，邀請他人吃晚飯你可以這麼說：
Are you free on Tuesday to join us for dinner?
（你週四有空跟我們一起吃晚飯麼？）
或者正式一點，你可以這麼說：
If your schedule permits, I would like to have lunch with you on Friday.
（如果你時間允許的話，我想週五跟你吃個午飯。）
當然，我們也要邀請別人來參加公司活動，來看個例子：
Dear Mr. Hansen:
You are cordially invited to attend the grand opening of the New Word Mall in Haidian as our VIP guest.
We look forward to having you join us for this exciting celebration.
Sincerely,
John
（漢森先生，我們誠摯地邀請你作爲貴賓出席即將在海淀舉辦的新世界商場開業典禮。約翰，敬上。）
12. Return the favor
這裏有一個商務電子郵件小技巧，那就是：無論郵件內容是好的還是壞的，在郵件的結束語我們最好積極展望一下雙方以後的來往，這是一種禮貌的做法。
我們可以這麼說：
If you have any questions, I’d be glad to answer them.
（如有任何疑問，我都很樂意爲您解答。）
I hope that we have adequately addressed your concerns.
（希望我們已經爲您解除了顧慮。）
Let me know if I can return the favor in some way.
（請告訴我是否可以通過某種方式報答您的幫助。）
I can’t wait to see you.
（我迫不及待跟您見面。）
這就是我們常說的導語部分要親切，結束語部分要積極。
13. Request for a quote
當我們跟商務合作伙伴聊得差不多的時候，就該談到錢了，這時候我們需要對方提供報價——request for a quote.（quote就是報價的意思）
我們可以這麼說：
Please send us the quotation for the logo design by October 31.
（請在10月31日之前發給我們你們的logo設計報價。）
當我們收到報價請求後，可以這麼回覆：
We are delighted to know that you are interested in our product. Our quotation is as follows:
（我們很高興你對我們的產品感興趣，我們的報價如下。）
來看個例子，
Dear Davis,
Please send us the quotation for this items below by June 22.
Item: Hyper Shredder GZ
Quantity: 10 units
Please include any shipping fees in your quote.
Sincerely,
Steve
（戴維斯，請在6月22日之前發給我貴司10臺施耐德產品的報價單，報價中請包含運費。史蒂夫，敬上。）
e an order
昨天我們說到跟合作伙伴索要報價單，如果一切順利，接下來就是下訂單了！
Place an order就是訂貨、開訂單的意思，商務電子郵件中我們可以這麼說：
I would like to place an order for the following:
（我想訂購下列貨物。）
你也可以這麼說：
Please accept my order for the following textbooks:
（請接受我訂購以下教科書的訂單。）
我們來看個例子，
Dear Jackson,
I would like to order the following items:
Item: #E-02 ebony paper（A4）
Quantity: 25 reams
Total price: $100.00
I hope that you will ship the items immediately.
Sincerely,
Steve
（傑克遜，我想訂購一下產品，產品型號：E-02號烏木紙；數量：25令；總價：100美元。請儘快發貨。史蒂夫，敬上。）
15. Strategic partnership
在商務活動中，我們時常要跟對方提議合作。你可以這麼說：
We are impressed with your brand and would like to become a franchisee of your restaurant concept.
（我們對你的品牌印象深刻，想成爲你們餐廳理念的特許使用人。）
當然，你還需要提及雙方合作可以獲得的利益，比如：
Because we are familiar with the market here, we can assist you in formulating the right strategy for China.
（我們熟悉這裏的市場，可以幫你制定合適的中國戰略。）
如果雙方非常契合，利益高度吻合，那就要形成戰略合作關係了——strategic partnership，來看個例子：
Dear Mr. Robson:
We would like to form a strategic partnership with your company. We believe such a partnership would give both our companies an edge in this market in terms of buying power.
Sincerely,
Kevin Yin
（我們想跟貴公司結成戰略伙伴關係，我們相信這會在購買力方面使得我們兩家公司在市場上獲得優勢。）
16. Task force team
在職場工作中，我們時常要召集同事一起開會討論討論。在商務郵件中，開會的時間、地點是要很明確的，你可以這麼說：
let’s meet on March 20 at 10:30 a.m. in Conference Room B.
（3月20日上午十點半我們在B會議室見。）
你也可以這麼說：
We’re having our weekly progress meeting on Friday, January 31, at 10 a.m. at my office.
（1月31日星期五大家在我的辦公室開進展情況周例會。）
通常，企業還會爲某個特定項目而由多個部門的管理者組成一個小組，這個小組就叫專責組——task force team（TFT），來看個例子：
Dear all,
The first construction task force team meeting is scheduled for Thursday, November 9 at 2 p.m. If you can’t make the meeting, please let me know by tomorrow.
Sincerely,
Jack
（建築專責組第一次會議定於11月9日（星期四）下午2點召開，如果你不能參加會議，請於明天之前告訴我。）
17. At your convenience
當我們跟合作伙伴在線上聊得差不多了，這時候就要見網友了。
商務郵件中，用convenient詢問對方什麼時候見面比較方便就很得體，比如你可以這麼說：
When is a convenient time for me to visit?
（我什麼時候去拜訪你比較方便呢？）
當然，你也可以這麼說：
If you would like to discuss this matter further, I would be glad to meet with you at your convenience.
（如果你想就這件事再做進一步討論，我們很樂意在你方便的時候去見你。）
來，看個具體例子：
Dear Roy,
We are very much interested in discussing the upcoming project in more detail with you, would Wednesday or Thursday of next week be convenient for you?
Regards,
Wilson
（我們對即將開始的這個項目進行更具體的商討很感興趣，下週三或下週四你方便麼？）
18. Contact information
人脈很重要，多個朋友多條路。但首先，你得有人家的聯繫方式——Contact information。
而且我們常常都是需要向朋友介紹別的朋友，或者需要朋友介紹自己給別人，這時你可以這麼說：
If you could introduce me to Mr. Seville at Seville Josh & Associates, I would be grateful.
（如果你能把我介紹給塞維爾喬西聯合公司的塞維爾先生，我將很感謝。）
你也可以這麼說：
I would have to say Paul is probably the best authority on that type of information. Here’s his contact information.
（保羅大概是那方面信息最權威的人，這是他的聯繫方式。）
來，我們看個例子：
Dear Paul，
Another client of our company, George Sanders at ETC Design, is interested in discussing a possible project with you. I hope you don’t mind that I gave him your contact information.
Best regards,
Jack
（我公司的另一個客戶，ETC設計公司的喬治·桑德斯先生有興趣跟你談一個項目，希望你別介意我把你的聯繫方式給他了。）
19. In response to
在商務郵件中，我們經常要回復客戶、合作伙伴的諮詢和要求。這時，回覆郵件裏用in response to（作爲對......的回答）來開頭是再好不過了，你可以這麼說：
In response to your query, I’m attaching the specification for the X-900 model.
（作爲對你諮詢的回覆，我現附上X-900型號的規格。）
你也可以這麼說：
In response to your question about discount for cash payment, we have attached a spreadsheet showing discount rates per each item we offer.
（作爲對你關於現金優惠問題的回覆，我已附上折扣電子表格。）
來，看個例子：
Dear Paul,
In response to your e-mail of December 1, I’m pleased to be able to send you our comprehensive product catalog, attached in PDF format. I look forward to your first order.
Sincerely,
Jack
（作爲對你12月1日郵件的回覆，我很高興附上我們綜合產品的目錄。）
20. May I get your approval
“望領導批准”在英文郵件裏怎麼說呢？哈哈哈很簡單就是——May I get your approval。
這種類似的表達還有很多，比如：
Please allow me to purchase a new laptop computer as my old one is now five years old.
（請允許我一臺新的筆記本電腦，因爲舊電腦已經用了5年了。）
你還可以這麼說：
With your permission, I would like to discuss the contract directly with their attorneys.
（如果你同意的話，我想直接跟他們的律師討論合同事宜。）
來，看個例子：
Dear Kevin,
May I get your approval to attend the Fashion & Apparel Trade Show in Dallas, Texas, from July 2 to 5?
Best regards,
Steve
（我可以得到你的允許參加7月2日到5日在德克薩斯州達拉斯市舉辦的時裝與服飾貿易展麼？）
21. Please proceed as planned
在商務電子郵件中，我們也會給同事和下屬做一些指示，你可以直接簡單地說：My directions are as follow（我的指示如下）。
無關或不必要的內容要省去，關鍵的信息要說明，還有就是要避免使用命令的語氣，你可以這麼說：
Please proceed as planned.
（請按計劃進行。）
You may want to double-check with Frank about the figures.
（你也許需要跟富蘭克林再次覈對一下這些數字。）
You are not to discuss this matter with Mr. Zhao under any circumstances.
（無論在什麼情況下，你都不能和趙先生討論這件事。）
It may be wise to simply wait for the other side to make a move.
（或許等對方先採取行動是明智的。）
22. Major priority
工作嘛，最重要的事情就是分得清輕重緩急。
Major priority是首要大事，secondary importance是次要的。要在商務郵件中說明事情的重要程度，你可以這麼說：
I strongly recommend double-checking all data from the research.
（我強烈建議複覈研究中得出的數據。）
Our major priority at this point is to figure out a way to salvage our relationship with Mr. Cranston.
（目前我們的首要大事是挽回我們與克蘭斯頓先生的關係。）
來，看個例子：
Dear peter，
I think the most important thing is to first ascertain the extant of the damage at the warehouse caused by the rain. Only then can we formulate an action plan to address this problem.
Regards,
Steve
（我認爲最重要的事情是先確認倉庫漏雨造成的損失程度，只有這樣我們才能制定解決這個問題的行動計劃。）
23. IMHO
當別人問你：“這件事你怎麼看？”你就需要說出自己的觀點了。
如果你想禮貌、委婉一點，你可以用IMHO（in my humble opinion），它可以表達“依我之拙見”的意思，這是一個非常通用的縮寫，比如：
IMHO, the performance of the new PR agency has been less than expected.
（依我之拙見，新公關代理的表現低於預期。）
當然，態度可以委婉，但自己的想法要明確、慎重地傳達給對方的。比如：
As far as I’m concerned, the rumors are absolutely false.
（就我而言，那些傳聞都是假的。）
來，看個例子：
Dear Paul,
My opinion about the new method proposed by the engineers is that we should run multiple tests to ensure the program’s stability. I don’t think we can afford to rework the program after turning it over to our client.
Sincerely,
Steve
（對於工程師提議的新方法，我的意見是我們應該進行多次測試以確保程序的穩定性，把程序交給客戶後，我們就無法修改了。）
24. Three-step process
雖然我們不是王健林，但在職場中也要時不時定一下小目標的！
Long-term goal是長期目標，tentative plan是暫定計劃，three-step process是三步走過程。如果需要在商務郵件中說明計劃和目標，你可以這麼說：
As you know, our long-term goal is to become the leading mobile content provider in Asia.
（你知道的，我們的長期目標是成爲亞洲領先的移動內容提供商。）
In the short term, we want to develop at least five new original cable programs.
（在短期內，我們希望開發5個新的原創有線電視節目。）
Our tentative plan is as follows:
（我們的暫定計劃如下。）
This three-step process is designed to accelerate our entry into the beverage import market.
（這個三步走計劃是爲了加快我們進入飲料進口行業的速度而設計的。）
25. You have my word
“我承諾你”在商務電子郵件中應該怎麼說呢？哈哈哈很簡單，就是you have my word。需要注意的事是，我們承諾的事情要做到哦，類似說法還有很多，請看：
You have my word that the final version will be on your desk by 3 p.m. Friday.
（我承諾週五下午3點之前，終稿會在你的辦公桌上。）
I can guarantee the safe delivery of your vase.
（我可以保證你的花瓶會安全送到。）
來，看個例子：
Dear Carol,
We understand your concern, but let me reassure you that the custom-made desks will be delivered to your office by this Friday. Once you receive the desks, our 2-year warranty will go into effect.
Best regards,
Jack Lee
（我們理解你的擔心，但我向你在此保證，定做的辦公桌在本週五之前回送到你的辦公室。一旦你收到了，2年質量保證書會立即生效。）
26. Two thumbs up on that
Two thumbs up on that是我完全同意的意思，這可以用在我們對同事、合作伙伴的提案表明態度的時候。當然，你還可以這麼說：
You took the words right out of my mouth.
（你把我嘴裏的話都說出來了。）
We are most definitely on the same page.
（我們確實意見一致。）
You have our full support on this one.
（關於這件事，你有我們的全力支持。）
來，看個例子：
Dear Steve,
Regarding the Russian office, I agree with your opinion that we should first wait and see how the situation unfolds. With the office in American, however, I think we should move quickly.
Sincerely,
Kobe
（關於俄羅斯辦事處，我同意你我們應該先觀望形勢如何發展的觀點。但關於美國辦事處，我們認爲我們應該儘快行動。）
27. I'm not buying the argument
I’m not buying the argument是我不買賬的意思，在商務郵件中可以用來表達對他人意見的反對。這樣的用法還有很多，比如：
To be fair, I think your opinion has its merits, but it just doesn’t work for us.
（公正地說，我認爲你的意見有它的優點，但對我們行不通。）
I have difficulties understanding your point about needing to finish the production by this week.
（我很難理解你關於這周前需完成生產的理由。）
來，看個例子：
Dear Claire,
Thank you for suggesting that we change the color of the training binder. I can understand your reason for wanting to have all materials match the T-shirt you’ve ordered, but we think that doing so now would be unrealistic and too costly.
Best regards,
Kobe
（感謝你建議我們把培訓資料活頁夾的顏色改一下，我們可以理解你的理由，但是現在這麼做不太現實且成本太高。）
28. Submit my resignation
鐵打的公司流水的員工，我們難免都要辭職的。那麼怎麼寫一封得體的辭職郵件呢？
With great reluctance（很不情願地）和submit my resignation（遞交辭呈）瞭解一下，當然，好聚好散嘛，郵件裏也可以提及一下自己的離職理由和對公司的感激之情！
With great reluctance, I am submitting my resignation.
（我很不情願地遞交我的辭呈。）
As I mentioned during our discussion yesterday, I could not pass up the opportunities and financial benefits presented by the offer.
（如我們昨天所討論的那樣，我無法拒絕那個聘用通知所描述的機會以及經濟利益。）
來，看個例子：
Dear Peter,
It is with much reluctance and regret that I submit my resignation, effective August 3, 2018. Meanwhile, I will gladly help in training my replacement. I wish to thank you for guidance you have given me over the years.
Sincerely,
Steve
（我很不願意遞交我的辭呈，感謝多年來你給我的指導。）
29. Ask for two days off
常在河邊走，哪能不感冒生病一下啥的。再加上我們這麼愛加班，生病那是在所難免了。那麼，在商務郵件裏怎麼請病假呢？請看：
Could I get your permission to take a day off to go see a doctor?
（我能休一天假去看醫生麼？）
I will need to stay home for several days to recover from the car accident.
（我需要在家休養幾天以便從車禍中康復。）
來，看個例子：
Dear Tom,
I will have to ask for two days off to get a full checkup on my condition. I am sorry about the short notice, but it couldn’t be helped. Please let me know if you’re okay with my taking the two days off.
Regards,
Jack
（我接受一次全面的檢查，我將不得不請兩天假。很抱歉臨時告訴你，請告訴我是否批准。）
30. Please clarify what you meant
當我們不清楚對方提出的想法時，錯誤的做法是不了了之，正確而專業的做法是詢問對方TA的想法具體是什麼意思。在商務電子郵件中，你可以這麼說：
Could you clarify one point for me?
（你能爲我闡明一點麼？）
Can you provide more details about your ideas to improve productivity?
（關於你提高生產力的想法，你能多提供一點詳細說明麼？）
I’m quite not sure what you meant by a master plan. Do you mean a plan created with input from all departments?
（我不太確定你說的整體規劃是什麼意思，你的意思是根據所有部門的意見制定規劃麼？）
來，我們看個例子：
Dear Pony,
In your last e-mail, you expressed the opinion that proposed budget changes should be reassessed. I was wondering, however, if you could clarify which specific aspects of the proposed changes you thought should in fact be reassessed.
Best regards,
Tony
（在你的上一封郵件中，你表達了應該重新評估預算變更提案的觀點。我想知道你具體是哪些方面需要變更？）
31. Human resources department
在職場工作中，我們需要給公司的各個部門發郵件。要是不知道公司部門的英文名稱，那就尷尬了，來，這9個部門名稱你一定要知道：
Accounting Department：會計部門
Human Resources Department：人力資源部門
Finance Department：金融部門
Legal Department：法務部門
Research Department：研究部門
Public Relations Department：公共關係部門
Marketing Department：市場部門
Sales Department：銷售部門
Overseas Department：海外部門
來，我們看個例子：
Dear all,
This is Jack form Marketing Department. Does anyone have a spare chair our team can use? If you do, please call me. My extension is 5612.
Best regards,
Jack Lee
（我是市場部的傑克，誰有多餘的椅子麼，如果有請打我電話，分機號是5612。）
