BEC商務信件的寫作格式及模板範文
BEC商務信件的種類繁多，用英語來寫作，其格式及範文是怎麼寫的?以下是本站小編給大家帶來BEC商務信件的寫作格式及英文範文
SMITH&BROWN PLC
as Davis,Smith and Brown PLC
41Fountain Street
Beijing 100010
Tel: 6325XXXXX
Fax:6325XXXXX
James Brown
Sales Manager
David Advertising Ltd.
33 Corn Road
Beijing 100010
Your ref:DK/YU430
Our ref:MT/KA
15 April 2004
Dear Mr. Brown,
Re: New Product Advertisement Booking
Thank you for your letter of 12 April 2004 concerning our new product advertisement booking. I am writing to inform you that certain changes have been made because we have increased the budget on the advertising campaign.
We need to change the following details. Firstly, we would like to book colour page adverts instead of black and white. In addition, we would like our adverts to appear in four issue rather than two, that is, June, July, August and September. Finally, I would be grateful if you could quote us a new price and offer us a 10% discount considering the large number of issues in which we place the adverts.
I am sorry for any inconvenience this has caused and look forward to your early reply.
Yours sincerely
Thomas Davis
Thomas Davis
Manager
Enc.
BEC商務信件的寫作格式信頭(letterhead)
正是的商務信函按照規定必須寫在專門的信紙上面，我們通常把這種信紙叫做帶有信頭的信紙(headed paper)。信頭通常包括髮言人的公司名稱、地址、郵編、電話和傳真號碼等。信頭的位置可以在信紙的左上角、右上角或者在信紙的中央。如果沒有信頭，你也可以先打出來。上面這封信的信頭就是as Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。
寄信人的地址(sender's address)
我們可以看出來寫信人的公司是Smith and Brown PLC，地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 電話和傳真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地址通常些在信的右上角或者信的左上角(收件人地址的上方)。
收信人的地址(recipient‘s address)
收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。
編號(References，縮寫爲Ref.)
大多數商務書信都有編號，編號主要用於信件歸類存檔。編號通常分爲Our ref.(我方編號)和Your ref.(你放編號)
日期(Date)
對於日期的書寫大家一定要小心。比如2004年4月10日，我們寫成2004/04/10，英國人通常爲10/4/2004 或者10/04/2004，美式英語爲4/10/2004或者04/10/2004。所以在寫正是信函時最好寫成10th April 2004(英式英語)或者April 10，2004(美式英語)。另外在很多信件中日期的位置並不是一成不變。它既可以出現在寫信人地址的下面(信的右端)，也可以出現在收信人地址的上面(信的左端)，還可以出現在收信人地址的下面(信的左端)。這信就屬於最後一種。
稱呼語(salutation)
在信的正文開頭總要有一個稱呼，通常都是用Dear 開頭。在英式英語中稱呼語後面可以不加標點符號或加逗號(美式英語有時加冒號)，但是如果你使用都好就要在結束語後面也加上逗號，如果不是用逗號則結束語也不加逗號。在英語中稱呼名字與中國人正好相反。中國人姓在前名在後，英國人是名前姓後。英語中一般有四種對人的稱謂，即：Mr./Ms./Mrs./Miss,我們在稱呼時通常用對方的姓。比如：James Brown， 其中James 是名(given name/Christian name/first name)，Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通常可以從名字看出來)，我們可以說：Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或已婚都可以)。如果是女士，我們可以說Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚)，Dear Miss Brown布朗小姐(未婚)，Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或已婚都可以)。如果不知道對方姓名，我們可以這樣寫： Dear Sir or Madam， Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司，這時你則應該以Dear Sirs 作爲這封信的稱呼。
未婚已婚未婚或已婚都可以
知道對方姓名男士 Dear Mr. Brown
女士Dear Miss BrownDear Mrs. BrownDear Ms. Brown
不知道對方姓名 Dear Sir
Dear Madam
信的主題(subject 或者regarding 加上冒號，regarding 經常被縮寫爲re：)
信的主題說明這封信主要說明的是什麼內容。有時也可以不寫subject或re: 而直接用大寫字母寫明主題或者用消協字母加橫線。上面這封信可以有以下幾種寫法：
1.每個單詞的首字母大寫：Re：New Product Advertisement Booking
2.每個單詞的字母大寫，但是不用加橫線：SUBJECT：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.
3.如果不用Re或者subject 可以直接寫爲：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。
以上三種大家可以任選。
信的正文(Body)
1. 信的首段：(introductory paragraph)
通常正是信函的第一階段會表明寫信的原因、目的或者根據什麼來寫這封信。
2.信的主段(main paragraph)
信的主要內容通常放在此段，此段根據內容的多少可以另分爲數段。
3.結束段(concluding paragraph)
在新的結束段，通常會根據情況表達感謝或盼望對方回信等。
結束語(complimentary ending)
結束於根據稱呼語的不同而不同。如果知道收信人的姓名，比如：Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其結束語是Yours sincerely(美式英語是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我們通常用Dear sir or Madam， Dear Sir 或者Dear Madam，其結爲語是Yours faithfully(美式英語是Faithfully yours 或Faithfully)。這裏大家一定注意結束語Yours sincerely 的寫法。Yours中的字母y應該大寫，並且Yours中的s不能省略。綜上所述，稱呼語語結束語的對應關係如下：
不知道收信人是誰Dear Sir
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Dear SirsYours faithfully
知道收信人是誰Dear Mr. Brown
Dear Mrs. Brown
Dear Miss Brown
Dear Ms BrownYours sincerely 或Your truly
如果收信人與寫信人的關係親密Dear Tom
Dear RoseBest wishes
With kind regards/Best regards
Yours
Love(非正式書信，親密的朋友或家人)
簽名(signature)
即寫這封信的人用鋼筆親自寫簽名的全名。
打印機打出的名字(typed signature)
通常在用鋼筆簽名的下方再打出寫信者得名字，這是爲了防止讀信的人看不清手籤的名字。
職位或稱謂(position/title)
內附(enclosures，縮寫爲Enc.)
它表明此信還寄出去了何種文件或物品。
瞭解了上述內容後， 請大家再看一下上面這封信的整體佈局。一般的正式信函主要有兩種常見的寫作模式，即全齊頭式和縮進式。上面這封信就是全齊頭式。它的特點是;信中的每一行字，包括日期、信內地址、稱呼、徵文、結束語和簽名等從左邊頂格寫起。縮進式的特點是：正文每段第一行向右縮進5格，結束語位於中間偏右。目前大部分商務信函採用的是全齊頭式。
BEC商務信件的寫作常用句型1. Initiate a meeting
發起會議
I would like to hold a meeting in the afternoon aboutour development planning for the project A。
今天下午我建議我們就A項目的發展計劃開會討論一下。
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (ChinaTime) with you and Brown. Please let me know if thetime is okay for you and Ben。
我建議我們今晚九點半和Brown小聚一下，你和Ben有沒有空?
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。
十月三十號(週四)，老時間，開會。
Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。
下週一鹽湖城時區下午五點半開會。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXproject。
我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。
2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions
諮詢信息/反饋/建議
Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。
如果存取文件有任何問題請和我聯繫。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。
謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon。
期待您的反饋建議!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你對計劃方面有什麼想法?下一步我們應該怎麼做?
What do you think about this?
這個你怎麼想?
Feel free to give your comments。
請隨意提出您的建議。
Any question, please don’t hesitate to let me know。
有任何問題，歡迎和我們聯繫。
Any question, please let me know。
有任何問題，歡迎和我們聯繫。
Please contact me if you have any questions。
有任何問題，歡迎和我們聯繫。
Your comments and suggestions are welcome!
歡迎您的評論和建議!
Please let me know what you think?
歡迎您的評論和建議!
Do you have any idea about this?
對於這個您有什麼建議嗎?
It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。
您若是能夠就用戶行爲方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。
如果可以，我希望你能負責這件事情。
3. Give feedback
意見反饋
Please see comments below。
請看下面的評論。
My answers are in blue below。
我的回答已標藍。
I add some comments to the document for your reference。
我就文檔添加了一些備註，僅供參考。
4. Attachment
附件
I enclose the evaluation report for your reference。
我附加了評估報告供您閱讀。
Please check the attached file for today’s meeting notes。
今天的會議記錄在附件裏查收。
The attachment is the design document, please review it。
設計文檔在附件裏，請評閱。
For other known issues related to individual features, please see attached release notes。
其他個人特徵方面的信息請見附件。
5. Point listing
列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。
今天我們要完成的任務：1…….2……。
Some known issues in this release: 1…….2……。
聲明中涉及的一些問題：1…….2……。
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。
我們閱讀了最新的供應鏈管理政策，做出如下考慮：1…….2……。
Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。
以下是對你們團隊的一些問題：1…….2……。
The current status is as following: 1……2……
目前數據如下：1……2……
Some items need your attention: 1…….2……。
以下方面需提請注意：1…….2……。
6. Raise question
提出問題
I have some questions about the report XX-XXX
我對XX-XXX報告有一些疑問。
For the assignment ABC, I have the following questions: …
就ABC協議，我有以下幾個問題：……
7. Proposal
提議
For the next step of platform implementation, I am proposing…
關於平臺啓動的下一步計劃，我有一個提議……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。
我建議我們就一週項目開一個電話會議。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…
Achievo團隊建議應對突出問題採用A辦法。
8. Thanks note
感謝信
Thank you so much for the cooperation。
感謝你的合作!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。
對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。
Thanks for your attention!
謝謝關心!
Your kind assistance on this are very much appreciated。
我們對您的協助表示感謝。
Really appreciate your help!
非常感謝您的幫助!
9. Apology
道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
對造成的誤解我真誠道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of ourimplementation ASAP。
很抱歉現在才進行詢問，但是我們需要儘快覈實執行信息。
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