商務信函的寫作要求

寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)發展到目前的7個“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。那麼，寫商務信函有什麼寫作要求呢？

　　對商業信函的“完整”要求

要求書信的“完整”， 理由有三：

1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果;

2.一封完整的書信，有助於建立和表達友善關係;

3.一封完整的書信，可以避免由於遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Lawsuit);

4.有時，某些不顯眼的書信或文件，由於所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成爲極爲重要的文件。

一封信寫得是否完整，建議用五個“W”來檢驗，既：

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定貨的信中，必須明確說明

“需要什麼商品”(What you want)

“何時需要” (When you need the goods)

“貨物發到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如對對方的要求作出否定的答覆時(如不能報盤，不能理賠等)應說明理由“爲什麼”(Why)

　　實例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

信的本文漢譯

關於你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請着手辦理申請出口許可證。一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。